Thủ tục gộp sổ Bảo hiểm xã hội - Quy trình, thời gian, địa điểm và những lưu ý khi nộp

Mỗi cá nhân sẽ có một sổ Bảo hiểm xã hội (BHXH) tương ứng với một mã số riêng. Tuy nhiên, có thể do sai sót trong việc đồng bộ thông tin giữa các đơn vị hành chính mà có trường hợp cá nhân sở hữu nhiều hơn 1 sổ BHXH. Cùng tìm hiểu thủ tục gộp sổ BHXH và các thông tin liên quan để dễ quản lý và hưởng quyền lợi qua bài viết dưới đây.

1. Khi nào cần gộp sổ BHXH?

Theo quy định về BHXH tại Việt Nam, để làm thủ tục hưởng quyền lợi về BHXH thì bắt buộc phải thực hiện thủ tục gộp sổ đối với người có từ 2 sổ bảo hiểm trở lên và trên sổ có thời gian đóng không trùng nhau (Khoản 5 Điều 46 Quyết định số 959/2015/QĐ- BHXH).

Cơ quan BHXH sẽ thu hồi tất cả các sổ bảo hiểm, tiến hành bổ sung và hoàn chỉnh lại dữ liệu của người lao động, in thời gian đóng, hưởng BHXH vào một sổ mới để cấp lại cho người lao động (NLĐ).

2. Quy trình, thủ tục gộp sổ BHXH

Thủ tục thực hiện để gộp sổ BHXH cho NLĐ không quá phức tạp, bao gồm các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra thông tin cá nhân trên sổ BHXH

Kiểm tra và xác nhận lại độ trùng khớp về thông tin của người tham gia đóng BHXH trên các sổ BHXH. Thông tin kiểm tra bao gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch. Xử lý theo hai trường hợp sau:

Trường hợp 1 - Thông tin cá nhân trên các sổ BHXH trùng khớp nhau: Tiếp tục kiểm tra lịch sử quá trình tham gia đóng BHXH.

Trường hợp 2 - Thông tin cá nhân trên các sổ BHXH không trùng khớp nhau: Cần tiến hành làm hồ sơ để điều chỉnh lại thông tin cá nhân trên các sổ cho trùng khớp nhau. Hồ sơ chuẩn bị gồm các loại giấy tờ sau:

  • Mẫu TK1-TS (Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế): Đơn vị ghi rõ yêu cầu gộp sổ BHXH vào mục số (14) nội dung thay đổi, yêu cầu.
  • Sổ BHXH sai thông tin
  • Các giấy tờ (CMTND/giấy khai sinh/trích lục khai sinh/…)
  • Mẫu D01-TS (Bảng kê thông tin nếu có): Đơn vị kê khai các giấy tờ làm căn cứ gộp sổ BHXH và điều chỉnh thông tin.

Sau đó, NLĐ nộp hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân sai cho cơ quan BHXH nơi cấp sổ BHXH sai thông tin. Riêng trường hợp thông tin về số CMND/CCCD bị sai thì không cần nộp hồ sơ điều chỉnh.

Bước 2: Kiểm tra nội dung ghi nhận quá trình đóng BHXH

Trong một số trường hợp, do sơ suất mà nội dung ghi nhận về quá trình tham gia đóng BHXH trên sổ BHXH sẽ có thể thiếu sót về quá trình tham gia, chức danh, thời gian,… Khi kiểm tra, tùy theo trường hợp mà xử lý.

Trường hợp 1: Nội dung ghi nhận trên sổ BHXH đầy đủ, chính xác > Tiến hành bước tiếp theo.

Trường hợp 2: Nội sung trên sổ ghi nhận thiếu quá trình đóng/sai thông tin chức danh/mức lương,… > Cần làm hồ sơ điều chỉnh nội dung ghi trên sổ BHXH cho phù hợp. Hồ sơ chuẩn bị bao gồm:

  • Sổ BHXH.
  • Công văn do đơn vị xác nhận điều chỉnh sai chức danh/mức lương,… (nếu có).
  • Mẫu D02-TS (nếu có).

Sau đó, NLĐ nộp lên cơ quan BHXH nơi cấp sổ BHXH sai cho NLĐ để điều chính lại thông tin chính xác trước khi làm hồ sơ gộp sổ BHXH.

Bước 3: Tiến hành thủ tục gộp sổ BHXH

Sau khi thực hiện kiểm tra thông tin ghi nhận trên sổ BHXH, nếu thông tin đã đầy đủ chính xác thì tiến hành làm hồ sơ gộp sổ BHXH gồm:

  • Mẫu TK1-TS (Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế): Đơn vị ghi rõ yêu cầu gộp sổ BHXH vào mục số (14) nội dung thay đổi, yêu cầu.
  • Các sổ BHXH của NLĐ (thường là 2 sổ BHXH).
  • Mẫu D01-TS (Bảng kê thông tin nếu có): Đơn vị kê khai các giấy tờ làm căn cứ gộp sổ BHXH và điều chỉnh thông tin.

3. Thời hạn giải quyết hồ sơ gộp sổ BHXH

Dựa theo Quyết định số 505/QĐ-BHXH ngày 27/3/2020 của BHXH Việt Nam quy định, sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ liên quan, NLĐ có thể chọn nộp đơn tại đơn vị sử dụng lao động hoặc cơ quan BHXH quản lý.

Sau khi tiếp nhận đơn gộp sổ BHXH của NLĐ, cơ quan BHXH xã hội phải giải quyết trong thời hạn 10 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ theo quy định. Trường hợp cần xác minh quá trình đóng BHXH tại các tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị thì thời hạn sẽ được kéo dài hơn, những cũng không quá 45 ngày tính từ ngày tiếp nhận yêu cầu.

4. Cách tra cứu các cơ quan BHXH và tổng đài BHXH Việt Nam

Cách tra cứu các cơ quan BHXH

Hiện nay có hai cách để tra cứu các cơ quan BHXH Việt Nam là tra cứu trên trang web Bảo Hiểm Xã Hội Việt Nam và tra cứu trên app VssID.

  • Trên trang web BHXH Việt Nam: Tại vị trí ô tìm kiếm, chọn tỉnh thành bạn đã đăng ký bảo hiểm để tra thông tin cơ quan BHXH tương ứng.

  • Trên app VssID: Đăng nhập ứng dụng >Tra cứu thông tin cơ quan BHXH tại mục “Tra cứu” và chọn “Tra cứu cơ quan bảo hiểm” để tra thông tin về các cơ quan BHXH.

Lưu ý: Để sử dụng được ứng dụng VssID bạn cần có tài khoản VssID được đăng ký và phê duyệt bởi BHXH. Tìm hiểu ngay: Cách đăng ký tài khoản VssID

5. Một số lưu ý về vấn đề gộp sổ BHXH

  • Mặc dù quá trình đóng BHXH được thực hiện định kỳ hàng tháng do đơn vị sử dụng lao động phụ trách, nhưng để chủ động nắm bắt thông tin và kịp thời điều chỉnh sai sót, đơn giản hóa trình tự thủ tục khi cần giải quyết quyền lợi thì NLĐ nên thường xuyên [tra cứu thông tin về quá trình đóng BHXH của bản thân.
  • Căn cứ khoản 4 Điều 46 Quyết định số 595/2017/QĐ- BHXH quy định, một NLĐ không được phép có từ 2 quyển sổ BHXH trở lên. Nếu có trên 2 sổ thì phải làm thủ tục gộp những sổ đó lại.
  • Trong quá trình gộp sổ nếu không trùng thời gian đóng BHXH thì người sử dụng lao động hoàn thiện hồ sơ và nộp lên cơ quan bảo hiểm để gộp sổ cho NLĐ. Còn nếu có thời gian đóng trùng BHXH thì người lao động lựa chọn 1 sổ để tiếp tục ghi quá trình đóng BHXH, sổ còn lại cơ quan bảo hiểm sẽ tiến hành thu hồi.