Thủ tục đăng ký người phụ thuộc, giảm trừ gia cảnh đối với người đóng thuế thu nhập cá nhân

Việc đăng ký người phụ thuộc theo đúng thủ tục pháp lý sẽ giúp cho người lao động giảm bớt được thuế thu nhập cá nhân. Trong bài viết sau, sẽ hướng dẫn bạn những thủ tục đăng ký người phụ thuộc và đăng ký Giảm trừ gia cảnh cho người đóng thuế thu nhập cá nhân mới nhất 2021. Cùng theo dõi nhé!

1. Thời gian nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc cho cơ quan thuế

Thời gian nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc cho cơ quan thuế có sự khác biệt giữa đối tượng người phụ thuộc, cụ thể là:

  • Với cá nhân có thu nhập từ tiền công hoặc tiền lương, thì cần đăng ký và nộp hồ sơ người phụ thuộc cho cơ quan thuế trước 10 ngày vào thời điểm nộp Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) mỗi năm. Ví dụ, công ty A nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2020 vào ngày 30/03/2021, thì thời hạn nộp hồ sơ đăng ký mã số thuế người phụ thuộc lên cơ quan thuế chậm nhất vào ngày 20/03/2021.
  • Với người nộp thuế đang trực tiếp nuôi dưỡng người phụ thuộc thuộc đối tượng cá nhân khác theo quy định, thì cần phải đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất vào ngày 31/12 của năm được tính thuế.

thu-tuc-dang-ky-nguoi-phu-thuoc-giam-tru-gia-canh-1

2. Hình thức nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc

Để tiến hành nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc, bạn có thể áp dụng 1 trong 2 hình thức như sau:

Người nộp thuế (NNT) nộp trực tiếp:

Người nộp thuế chuẩn bị hồ sơ Đăng ký người phụ thuộc và các giấy tờ khác đầy đủ theo quy định, rồi đến nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế.

Người nộp thuế (NNT) nộp qua dịch vụ bưu điện:

Nếu không thực hiện việc nộp thuế trực tiếp tại cơ quan thuế, thì có thể nộp hồ sơ Đăng ký người phụ thuộc và những giấy tờ có liên quan thông qua hệ thống bưu điện đến cơ quan thuế, hoặc gửi bằng hình thức văn bản điện tử qua cổng Thông tin điện tử của cơ quan thuế.

thu-tuc-dang-ky-nguoi-phu-thuoc-giam-tru-gia-canh-2.1

3. Hồ sơ, giấy tờ chứng minh người phụ thuộc để đăng ký giảm trừ

Tùy theo nhóm đối tượng người phụ thuộc (cụ thể có 4 nhóm) sẽ cần hồ sơ, giấy tờ chứng minh để hoàn tất thủ tục đăng ký giảm trừ thuế thu nhập cá nhân, như:

1. Đối tượng người phụ thuộc là con (con đẻ, con nuôi hợp pháp, con riêng của vợ/chồng, con ngoài giá thú):

Với con dưới 18 tuổi (được tính đủ theo tháng) cần hồ sơ:

  • Bản chụp Giấy khai sinh (hoặc bản chụp CCCD/CMND nếu có).

Với con từ 18 tuổi trở lên nhưng không có khả năng lao động do bị khuyết tật, cần hồ sơ:

Với con đang độ tuổi đi học trong nước hoặc nước ngoài, đồng thời không có thu nhập hoặc có tổng thu nhập không vượt quá 1 triệu đồng/tháng, thì cần hồ sơ:

  • Bản chụp Giấy khai sinh
  • Bản chụp Thẻ sinh viên, hoặc Giấy xác nhận sinh viên đang học tại trường

Với con nuôi, con riêng và con ngoài giá thú, thì cần hồ sơ sau:

  • Bản chụp CCCD/CMND hoặc Giấy khai sinh
  • Giấy xác nhận đang là học sinh, sinh viên tại trường (nếu có)
  • Bản chụp Giấy quyết định công nhận việc nhận con nuôi
  • Bản chụp Giấy quyết định công nhận việc nhận mẹ, cha, con của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

2. Đối tượng người phụ thuộc là chồng hoặc vợ:

Cần chuẩn bị hồ sơ gồm có:

  • Bản chụp CCCD/CMND
  • Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn hoặc Sổ hộ khẩu
  • Giấy tờ chứng minh người chồng hoặc vợ không có khả năng lao động (như Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định, Hồ sơ bệnh án - ung thư, suy thận mãn tính,…)

Lưu ý: Điều kiện đối tượng người phụ thuộc là vợ hoặc chồng không có thu nhập hoặc có tổng thu nhập không vượt quá 1 triệu đồng/tháng trong năm.

3. Đối tượng người phụ thuộc là cha mẹ (mẹ đẻ, cha đẻ, mẹ chồng/vợ, cha chồng/vợ, mẹ kế, cha dượng, mẹ nuôi/cha nuôi hợp pháp):

Bộ hồ sơ gồm có:

  • Bản chụp CCCD/CMND
  • Bản chụp Sổ hộ khẩu để xác định mối quan hệ (nếu có cùng sổ hộ khẩu), Giấy khai sinh, Giấy quyết định công nhận việc nuôi cha/mẹ/con hợp pháp.
  • Giấy chứng minh không có khả năng lao động như Giấy khuyết tật, Hồ sơ bệnh án,…

Lưu ý: Điều kiện đối tượng người phụ thuộc này không có thu hoặc có tổng thu nhập không vượt quá 1 triệu đồng.

4. Đối tượng là những cá nhân khác không nơi nương tựa:

Với những cá nhân khác không có nơi nương tựa như anh/chị/em ruột, ông/bà nội ngoại, cô/dì/chú/cậu/bác ruột, cháu ruột,… thì hồ sơ bao gồm:

  • Bản chụp CCCD/CMND hoặc Giấy khai sinh.
  • Loại giấy tờ hợp pháp để chứng minh trách nhiệm nuôi dưỡng theo đúng quy định Pháp luật như Giấy xác định nghĩa vụ nuôi dưỡng, Sổ hộ khẩu, Bản tự khai của người nộp thuế (theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế có xác nhận của UBND xã - phường - thị trấn) về người phụ thuộc đang sống cùng hoặc không có ai nuôi dưỡng.
  • Giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động như Giấy khuyết tật, Hồ sơ bệnh án,…

4. Thủ tục đăng ký giảm trừ gia cảnh với người phụ thuộc

Sau khi hiểu rõ đối tượng người phụ thuộc để chuẩn bị hồ sơ cần thiết, bạn cần thực hiện thêm một số thủ tục đăng ký để hoàn tất việc giảm trừ gia cảnh với người phụ thuộc như sau:

Trường hợp 1: Cá nhân trực tiếp đăng ký thuế cho người phụ thuộc

Theo Thông tư 95/2016/TT-BTC, bộ hồ sơ gồm có:

  • Tờ khai Đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh theo mẫu số quy định là 20-ĐK-TH-TCT. Trong tờ khai, bạn cần điền hết các thông tin được yêu cầu như Họ và tên cá nhân có thu nhập, Mã số thuế, Địa chỉ cá nhân, Nơi đăng ký giảm trừ người phụ thuộc,…
  • Các loại giấy tờ của người phụ thuộc: Bản sao thẻ căn cước công dân hoặc bản sao giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực đối với người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên; bản sao giấy khai sinh hoặc bản sao hộ chiếu còn hiệu lực đối với người có quốc tịch Việt Nam dưới 14 tuổi; bản sao hộ chiếu đối với người phụ thuộc là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người Việt Nam sinh sống tại nước ngoài.

Sau đó, bạn có thể nộp hồ sơ tại 1 trong 3 cơ quan thuế sau:

  • Tại Cục Thuế nơi cá nhân làm việc đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công do các tổ chức Quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán trả.
  • Tại Cục Thuế nơi phát sinh công việc tại Việt Nam đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công do các tổ chức, cá nhân trả từ nước ngoài.
  • Tại Chi cục Thuế, Chi cục Thuế khu vực nơi cá nhân cư trú (thường trú hoặc tạm trú) đối với trường hợp khác.

Lưu ý: Khi điền tờ khai, cá nhân chỉ tích vào 1 trong 2 chỉ tiêu “Đăng ký thuế” hoặc “Thay đổi thông tin đăng ký thuế” tương ứng với hồ sơ của người phụ thuộc là hồ sơ đăng ký thuế lần đầu hoặc hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế.

Trường hợp 2: Cá nhân ủy quyền cho nơi chi trả thu nhập

Bộ hồ sơ gồm có:

  • Văn bản ủy quyền.
  • Các loại giấy tờ liên quan đến người phụ thuộc: Bản sao thẻ căn cước công dân hoặc bản sao giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực đối với người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên; bản sao giấy khai sinh hoặc bản sao hộ chiếu còn hiệu lực đối với người có quốc tịch Việt Nam dưới 14 tuổi; bản sao hộ chiếu đối với người phụ thuộc là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người Việt Nam sinh sống tại nước ngoài.

Sau khi chuẩn bị hồ sơ hoàn tất, bạn hãy nộp tại nơi chi trả thu nhập (như hợp tác xã, doanh nghiệp,…) nếu có ủy quyền.

Sau khi nhận được hồ sơ đăng ký thuế thì cơ quan chi trả thu nhập tổng hợp và gửi tờ khai đăng ký thuế theo mẫu số 20-ĐK-TH-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Lưu ý: Trường hợp cá nhân thuộc diện nộp thuế thu nhập cá nhân đã nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh trước ngày 12/8/2016 nhưng chưa đăng ký thuế cho người phụ thuộc thì nộp hồ sơ đăng ký thuế theo quy định trên để được cấp mã số thuế cho người phụ thuộc.

5. Nguyên tắc trong việc giảm trừ gia cảnh theo quy định của pháp luật

Dựa vào Điểm c Khoản 1 Điều 9 của Thông tư 111/2013/TT-BTC có đề cập đến những quy định về giảm trừ gia cảnh như sau:

Giảm trừ gia cảnh với bản thân người nộp thuế

- Nguồn thu nhập của người nộp thuế phải là nguồn tiền công, tiền kinh doanh, tiền lương tính đủ theo tháng của người đó, áp dụng giảm trừ gia cảnh cho bản thân người nộp thuế tại một nơi.

- Với người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam sẽ được tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân từ tháng 1 (hoặc bắt đầu từ tháng lúc mới đến Việt Nam) cho đến tháng kết thúc được đề cập trong bản hợp đồng lao động, và rời Việt Nam trong năm tính thuế.

Ví dụ: Bà A là người nước ngoài đến công tác tại Việt Nam từ 1/3/2020 - 15/11/2020 thì kết thúc hợp đồng lao động và trở về nước. Tổng cộng ngày làm việc của bà A tại Việt Nam là 183 ngày, điều này có nghĩa là bà A thuộc cá nhân cư trú và sẽ được giảm trừ gia cảnh cho bản thân từ tháng 1 đến hết tháng 11/2020.

- Giảm trừ đủ 12 tháng khi thực hiện quyết toán thuế với trường hợp trong năm tính thuế người nộp thuế chưa hoặc giảm trừ cho bản thân chưa đủ 12 tháng.

Giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc

- Người phụ thuộc cần phải đăng ký thuế và được cấp mã số thuế từ cơ quan thuế.

- Khi người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc sẽ được tạm tính giảm trừ gia cảnh trong năm kể từ khi đăng ký sau khi người phụ thuộc đã được cấp mã số thuế.

- Với trường hợp người nộp thuế chưa tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trong năm tính thuế, thì sẽ được tính giảm trừ cho người phụ thuộc kể từ tháng lúc phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi người nộp thuế thực hiện việc quyết toán thuế và đã có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.

Tuy nhiên, đối với nhóm người phụ thuộc khác thì thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là vào ngày 31/12 của năm tính thuế và sẽ không được tính giảm trừ gia cảnh cho năm tính thuế đó nếu như quá thời hạn vừa nêu.

- Chỉ tính giảm trừ 1 lần cho người nộp thuế đối với mỗi người phụ thuộc.

Nguồn: Luật Việt Nam, Thư viện pháp luật - Ngày cập nhật: 26/10/2021.