Hóa đơn điện tử là gì? Một số những lưu ý cơ bản khi sử dụng hóa đơn điện tử

Xu hướng chuyển đổi công nghệ số ngày càng trở nên mạnh mẽ và phổ biến vì vậy nhiều doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân chuyển sang hình thức thanh toán hóa đơn điện tử để tiết kiệm thời gian và thuận tiện hơn. Tìm hiểu hóa đơn điện tử là gì? Những điều doanh nghiệp cần biết về hóa đơn điện tử nhé!

1. Tổng quan về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là hệ thống tập hợp những thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử.

Sử dụng hóa đơn điện tử là một trong những phương tiện rất phù hợp với tổ chức, doanh nghiệp. Từ đó, giúp cho doanh nghiệp có thể phát hành, phân phối, xử lý nghiệp vụ và đặc biệt những hóa đơn điện tử có thể thay thế cho các hóa đơn giấy khác.

Các loại hóa đơn điện tử hiện nay

Hóa đơn điện tử được chia làm 4 loại chính như sau:

  • Hóa đơn giá trị gia tăng: Hóa đơn này được áp dụng cho những người mua bán hàng hóa phải kê khai thuế gia tăng theo hình thức trừ khấu hao.
  • Hóa đơn xuất khẩu: Hóa đơn này dùng cho hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ qua bên nước ngoài. Việc xuất và thu chi ở thuế quan phải theo hình thức và nội dung của luật quốc tế, cùng với theo quy định của luật thương mại cũng như luật thương mại điện tử.
  • Hóa đơn bán hàng: Hóa đơn này được áp dụng cho những người mua bán hàng hóa phải kê khai thuế gia tăng theo hình thức trực tiếp.
  • Các loại hóa đơn khác: Vé điện tử, thẻ điện tử, tem điện tử, phiếu xuất kho, các chứng từ điện tử có cùng nội dung nhưng khác về mặt tên gọi.

Những quy định khi sử dụng hóa đơn điện tử

Từ ngày 19/10/2020, Chính phủ ban hành Nghị quyết 123/2020/NĐ-CP, trong đó, tại điều 59 nêu rõ: “Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.”

Bên cạnh đó, theo điều 60 Nghị quyết 123/2020/NĐ-CP quy định doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 19/10/2020 thì được tiếp tục sử dụng đến hết 30/06/2022.

Một số thông tin cần có trên hóa đơn điện tử

Những thông tin cần có trên hóa đơn điện tử để có đáp ứng đủ điều kiện của đơn điện tử như sau:

  • Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn.
  • Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán.
  • Tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua.
  • Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, thành tiền, thuế VAT,…
  • Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua.
  • Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
  • Mã của cơ quan thuế.
  • Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước; chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có),…

Ưu điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy

  • Tiết kiệm chi phí:

Hóa đơn điện tử có thể làm giảm chi phí thấp hơn nhiều so với hóa đơn giấy bởi hóa đơn giấy cần chi phí vận chuyển và chi phí bảo quản. Vì vậy, việc các doanh nghiệp và tổ chức thường lựa chọn thanh toán bằng hóa đơn điện tử để tiết kiệm thời gian và chi phí khác.

  • Tính bảo mật cao:

Đối với những công ty hay tập đoàn lớn thì việc bảo mật thông tin là vô cùng quan trọng, cũng như những người làm hóa đơn, chứng từ bảo mật cũng rất cần thiết. Hóa đơn điện tử được biên soạn, quản lý và lưu trữ trên hệ thống phần mềm, có thể trích xuất thông tin trực tiếp ngay trên phần mềm. Tuy nhiên, bạn cũng không cần phải lo lắng về hỏng hóc, cháy nổ.

  • Phương thức gửi hóa đơn đa dạng: Khi sử dụng hóa đơn điện tử có khá nhiều cách để gửi cho cá nhân hoặc tổ chức như tin nhắn SMS, Zalo, Email,…
  • Giảm việc làm giả hóa đơn, chứng từ: Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ đẩy lùi được việc làm giả hóa đơn, chứng từ.
  • Tiết kiệm thời gian: Khi sử dụng hóa đơn điện tử, bạn chỉ cần sử dụng thao tác ngay trên máy tình hay những thiết bị có kết nối internet giúp tiết kiệm thời gian và công sức đi lại so với hóa đơn giấy.

hoa-don-dien-tu-la-gi-4.1

2. So sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử ra đời nhằm tối ưu hóa cách hoạt động và vận hành hiệu quả thay cho hóa đơn giấy mang lại nhiều lợi ích thiết thực hơn so với hóa đơn truyền thống. Bảng dưới đây thể hiện rõ đặc điểm của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy:

3. Những điều kiện để các tổ chức, doanh nghiệp khởi tạo hóa đơn điện tử

Theo khoản 2 điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC, điều kiện để các tổ chức, doanh nghiệp khởi tạo hóa đơn điện tử gồm 6 điều kiện chính:

Điều kiện 1: Các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp có đủ điều kiện hoặc đang giao dịch điện tử kê khai thuế trong cơ quan thuế hoặc trong các tổ chức ngân hàng.

Điều kiện 2: Có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng tốt được các yêu cầu về khai thác, kiểm soát, sử dụng, xử lý và bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử.

Điều kiện 3: Đội ngũ nhân viên của tổ chức, doanh nghiệp có khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử.

Điều kiện 4: Tổ chức, doanh nghiệp có chữ ký điện tử theo quy định.

Điều kiện 5: Sở hữu phần mềm bán hàng, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo cung cấp đầy đủ dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng. Cung cấp dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán ngay tại thời điểm lập hóa đơn.

Điều kiện 6: Quy trình sao lưu, lưu trữ và khôi phục để đáp ứng được những yêu cầu tối thiểu về chất liệu lưu trữ như sau:

Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng đầy đủ hoặc chứng minh được sự tương thích với các chuẩn mực của hệ thống lưu trữ.

Có quy trình sao lưu, phục hồi dữ liệu nếu có những sự cố không may xảy ra với hệ thống để đảm bảo dữ liệu vẫn được sao lưu trực tuyến.

4. Các điều kiện để tổ chức trung gian làm dịch vụ cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, tổ chức trung gian làm dịch vụ cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, phải đáp ứng các điều kiện sau:

  • Là doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư tại Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin hoặc là ngân hàng được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
  • Có chương trình phần mềm về khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn điện tử đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đáp ứng các nội dung theo quy định.
  • Triển khai cung cấp giải pháp công nghệ thông tin để phục vụ trao đổi dữ liệu giữa các doanh nghiệp và tổ chức với nhau.
  • Sở hữu hệ thống thiết bị và kỹ thuật đảm bảo được việc cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cho mục đích kinh doanh và quy định của pháp luật theo quy định của pháp luật.
  • Phát hiện, ngăn chặn và cảnh báo những truy cập bất hợp phát như các hình thức tấn công mạng, toàn vẹn dữ liệu để trao đổi giữa các bên.
  • Sở hữu quá trình sao lưu hoặc sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu và một số biện pháp dự phòng khắc phục sự cố liên quan đến dữ liệu.
  • Có khả năng lưu trữ kết quả các lần truyền nhận giữa các bên tham gia, lưu trữ hóa đơn điện tử theo yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử phải được lưu giữ trên hệ thống.
  • Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp Hóa đơn điện tử phải có văn bản báo cáo cơ quan thuế các nội dung sau: danh sách các doanh nghiệp có sử dụng giải pháp Hóa đơn điện tử của tổ chức (bao gồm cả người bán hàng, người mua hàng); số lượng hóa đơn đã sử dụng (gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự).

5. Một số những lưu ý cơ bản khi sử dụng hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử có liên không?

Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên, bên bán hay còn gọi bên phát hành hóa đơn hay bên mua là bên tiếp nhận hóa đơn và Cơ quan thuế cũng khai thác dữ liệu trên một bản kê khai hóa đơn điện tử duy nhất.

2. Khách hàng sau khi thanh toán có thể nhận hóa đơn điện tử qua hình thức nào?

  • Khách hàng có thể nhận được hóa đơn điện từ thông qua tin nhắn SMS hay email ngay sau khi thanh toán hóa đơn điện tử.
  • Gửi qua hệ thống trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

3. Khách mua hàng có phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử không?

Nếu là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ thì không cần phải sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần phải ký hóa đơn điện tử nhận được.

Nếu là khách hàng doanh nghiệp, đơn vị kế toán phải sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế bao gồm: Các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản thanh toán, phiếu thu,… thì trên Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (theo Công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016).

Đối với hóa đơn điện tử mua hàng như điện, nước, viễn thông thì khách hàng không cần phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn này vẫn được cơ quan pháp lý chấp nhận.

Bên cạnh đó, còn có một số trường hợp đặc biệt xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua mà không cần ký sổ hóa đơn.

4. Kê khai thuế như thế nào nếu nhận được?

Người mua khi nhận được hóa đơn của bên bán thì có thể kê khai thuế theo trình tự như hóa đơn giấy bình thường.

Người mua có thể yêu cầu người bán cung cấp hóa đơn điện tử có thể chuyển đổi ra giấy có chữ ký và dấu của bên người bán để có thể làm giấy tờ cho quyết toán thuế hay giấy tờ vận chuyển hàng trên đường.

5. Nếu phát hiện sai sót khi nhận hóa đơn điện từ thì xử lý như thế nào?

Thỏa thuận của người mua và người bán xóa bỏ hóa đơn điện tử sai sót.

Người bán lập một hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn sai sót và gửi cho người mua, trên hóa đơn thay thế phải có dòng chữ hóa đơn này thay thế hóa đơn số, ký hiệu, gửi ngày tháng năm,…

Hóa đơn điện tử xóa bỏ phải được lưu trữ để cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.

6. Lưu trữ hóa đơn điện tử ra sao?

Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC nêu rõ để lưu trữ hóa đơn điện tử cần tiến hành như sau:

Người bán, người mua thực hiện hóa đơn điện tử phải sử dụng số kế toán, báo cáo tài chính phải được lưu trữ hóa đơn điện tử theo luật Kế Toán. Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp Hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của Hóa đơn điện tử ra các vật mang tin.

Hóa đơn điện tử được lập để lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải đáp ứng đầy đủ những điều kiện sau:

  • Nội dung hóa đơn có thể truy cập, tham chiếu khi cần thiết và lưu trữ trong khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hóa đơn điện tử đó.
  • HĐĐT được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.

7. Có thể sử dụng song song giữ hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy hay không?

Một số doanh nghiệp, tổ chức vẫn sử dụng song song hóa đơn điện tử với hóa đơn giấy, cần lưu ý một số điểm sau nếu thực hiện song song hai loại hóa đơn này:

  • Cùng một hóa đơn không được xuất hai hình thức hóa đơn.
  • Chỉ sử dụng song song hai hóa đơn với mặt hàng, dịch vụ kinh doanh khác nhau.
  • Các quy định về mặt thời gian để tránh vi phạm không nên có.

Nguồn tham khảo: Luật Việt NamThư viện pháp luật - Ngày cập nhật: 03/11/2021.